Знакомство с Excel

Общие сведения о Microsoft Office Excel и электронных таблицах

Программы Microsoft Office Excel и Microsoft Office Word традиционно имеют много похожего. Не в смысле – делают почти все одинаково, а в том смысле, что выполнение многих основных действий (открытие, сохранение, закрытие документов и т.п.) осуществляется похожим образом.

Так что вы не удивляйтесь, если встретите описание знакомых еще по Word’y последовательностей действий. Просто некоторые из них одинаковы для обеих программ.

Печать документа

Печать документа в Word’e может выполняться либо с предварительной установкой параметров печати, либо без нее. В первом случае для подготовки к печати следует щелкнуть мышкой по Кнопке Microsoft Office (в версии Word 2007) или по кнопке Файл (в версии Word 2010), а зачем по команде Печать. В результате на экране появится диалоговое окно Печать, в котором вы сможете произвести нужные настройки.

Можно не вызывать окно Печать, а сразу приступить к печати. В этом случае печать документа будет произведена в одном экземпляре с параметрами, принятыми по умолчанию или установленными при последней печати. Для этого, после того, как вы в Word 2007 щелкните мышкой по Кнопке Microsoft Office , а затем не щелкать по команде Печать, а навести на нее указатель мыши и в появившемся меню выбрать пункт Быстрая печать. В Word 2010 аналогично.

В диалоговом окне Печать чаще всего изменяют лишь объем печати, количество печатаемых листов и число копий документа.

Объем печати выбирается переключателями группы Страницы:

  • все - напечатаны будут все страницы документа;
  • текущая - напечатана будет только одна текущая страница, на которой расположен текстовый курсор;
  • номера - здесь вы можете указать (ввести в расположенное рядом поле) номера страниц, которые следует печать. При этом необязательно перечислять все страницы персонально. Если несколько страниц идет подряд (например, 4,5,6,7,8), то можно просто указать через дефис начальное и конечное значения (это будет выглядеть как 4-8).

Если требуется напечатать несколько экземпляров документа, то в поле Число копий необходимо указать требуемое количество копий. При этом переключателем Разобрать по копиям можно установить последовательность печати копий: если этот переключатель включен, то печатаются сначала все страницы первой копии, затем второй и т.д., если он выключен – сначала первые страницы всех копий, затем вторые и т.д.

В окне Печать можно выбрать тип принтера, на котором будет производиться печать, а также установить его параметры. Тип принтера выбирается в закрытом списке Имя. Если Windows настроена на один тип принтера и соответствующий принтер подключен к компьютеру, то ничего изменять не требуется: нужное имя выбрано по умолчанию.

После нажатия кнопки Свойства… появляется диалоговое окно, используя которое можно выполнить локальную (т.е. только для программы Word) настройку выбранного принтера. Вид окна и его опции зависят от типа установленного принтера. Как правило, в окне свойств принтера можно установить: ориентацию листов, вид печати (цветная или нецветная), качество печати, порядок печати листов, печать нескольких страниц на листе и т.д.

Для начала печати необходимо, убедившись в готовности принтера к работе, нажать кнопку ОК в окне Печать.

Удаление рисунка из документа

Чтобы удалить рисунок из документа, необходимо его выделить – щелкнуть по нему левой кнопкой мыши, чтобы вокруг него появилась черная рамка с квадратиками. После этого вам нужно будет лишь нажать на клавишу “BackSpace” или “Delete” (или “Del”). В результате рисунок исчезнет из документа.

Расположение рисунка.

Как задать обтекание текста вокруг рисунка

Только что вставленный рисунок включается в документ как элемент текста и никуда подвинут быть не может. В тоже время вряд ли вас устроит то место, куда программа автоматически вставит рисунок. Справиться с данной задачей можно задав режим обтекания рисунка текстом. По умолчанию никакого обтекания нет, а значит перемещать рисунок нельзя, так как программа не знает, что делать с текстом, располагающемся вокруг рисунка при его перемещении (при включенном обтекании если вы переместите рисунок вверх, то расположенные вверху текст переместится (перетечет) под рисунок, если же обтекания нет, то и двигать рисунок нельзя).

Включить обтекание и задать его вид можно на вкладке Рисунок, появляющейся на ленте инструментов при щелчке мышью по любому из рисунков, вставленных в текстовый документ. Там вам нужно найти кнопку Обтекание текстом, нажать ее и в раскрывшемся списке выбрать один из вариантов обтекания. Как правило используется обтекание Сверху и снизу. Сразу после того, как вы установите обтекание, вы можете перетаскивать рисунок в документе куда вам угодно.

В том случае, если рисунок занимает не всю ширину страницы, его можно “обтекать” текстом не только сверху и снизу, но и по бокам. При этом возможны несколько вариантов взаимного расположения текста и рисунка. Как правило, для бокового обтекания используется варианты Вокруг рамки или По контуру.

Как изменить размеры и форму вставленного рисунка

Панель “Рисунок” ленты инструментов

Изменить размеры рисунка можно следующим образом. Щелкните по рисунку левой кнопкой мыши. После этого вокруг него появится черная рамка с маленькими кружочками и квадратиками. Далее, перетаскивая границы этой рамки, вы можете изменять размеры рисунка. Причем если вы будете перетаскивать угол рамки (с кружочком), то размеры рисунка (ширина и высота) будут изменяться пропорционально.

После того, как щелкните мышкой по рисунку и он станет выделен рамкой с кружочками, на ленте инструментов появится новая вкладка. Называется она Рисунок и, как следует из названия, предназначена для работы с рисунками, имеющимися в текстовом документе. Одной из очень полезных возможностей, имеющихся на данной вкладке является средство обреки рисунков по какой-либо форме. Например, вы можете легко обрезать прямоугольный рисунок по форме сердечка.

В разделе Стили рисунков вы можете выбрать один из готовых стилей оформления/размещения рисунка в документе. В частности вы можете сделать для него падающую тень, выбрать стиль с прямоугольной или какой-либо другой рамкой, придать эффект перспективы и многое другое.

Вставка рисунков (изображений) в текстовый документ

Вставляем рисунок

Очень хорошо смотрятся текстовые документы, когда в них присутствуют всевозможные рисунки и иллюстрации. Имейте в виду, что вставляемое изображение должно быть представлено в виде графического файла.

Сама процедура вставки выглядит следующим образом:

1. Расположите текстовый курсор в том месте, куда должна производиться вставка рисунка.

2. На ленте инструментов перейдите на вкладку Вставка и щелкните по кнопке Рисунок.

3. После этого откроется диалоговое окно Вставка рисунка, в котором вы должны будете выбрать файл рисунка. Для этого вам, возможно, потребуется в окне Вставка рисунка поблуждать по папкам. Когда найдете месторасположение файла рисунка, щелкните по нему мышкой, а потом щелкните по кнопке ОК внизу диалогового окна.

После того как рисунок был вставлен в документ, вы можете изменить его размер и расположение в документе. Чтобы изменить положение рисунка – щелкните по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор в нужное положение. Когда указатель окажется на нужном месте – отпустите левую кнопку мыши (вы поняли, что речь идет о процедуре перетаскивания).

Оформление таблицы

После того как вы установите текстовый курсор в одной из ячеек таблицы, на ленте инструментов автоматически появится набор настроек внешнего вида таблицы, оформленный в виде двух дополнительных вкладок Конструктор и Макет.

На вкладке Конструктор вы сможете выбрать один из образцов оформления – в области Стили оформления.

Кроме того, с помощью списка Границы можно будет задать, какие именно границы в таблице должны отображаться. А рядом выбрать толщину линий, которыми должны быть прорисованы границы. Здесь же, на вкладке Конструктор, щелкнув по кнопке Заливка, вы сможете задать цвет заливки, которым должна быть окрашена таблица.

На вкладке Маркет можно задать ориентацию текста в ячейках таблицы (горизонтальная или вертикальная), отсортировать содержимое ячеек, задать отступы внутри ячеек, воспользоваться инструментами вставки/удаления элементов таблицы: строк, столбцов, отдельных ячеек.

Как только вы выйдете из режима работы с содержимым таблицы, дополнительные вкладки исчезнут и станут недоступны.

Объединение ячеек в одну. Разбиение одной ячейки на несколько

Чтобы объединить две или более расположенных рядом ячеек, нужно их выделить, а затем щелкнуть по выделению правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать Объединить ячейки.

В Word’e можно и, наоборот, – разбить одну ячейку на несколько. Для этого нужно выделить “расчленяемую” ячейку, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Разбить ячейки. После этого появится диалоговое окно, в котором нужно будет указать, как и на сколько частей вы хотите разбить ячейку.