Оформление текстовых документов

Ориентация, размеры и другие параметры листов

Перво-наперво для документа нужно задать параметры страницы. Однако обычно изначальные параметры страницы являются самыми подходящими и ничего менять, собственно, не нужно. Тем не менее, иногда может потребоваться, чтобы листы вашего документа были не вертикальными (как в книге), а горизонтальными (как в альбоме). Или , возможно, вы захотите изменить размеры полей – расстояний от края страницы до текста.

Все это можно задать на вкладке Разметка страницы ленты инструментов. Все внесенные вами изменения распространятся не только на текущую страницу, но и на все страницы документа. Чтобы выбрать/сменить ориентацию страниц документа (с книжной на альбомную или наоборот) следует щелкнуть мышкой по кнопке Ориентация и в раскрывшемся списке выбрать нужный вид ориентации.

Аналогичным образом, щелкнув мышкой по кнопке Поля, можно выбрать нужно значение полей (пустых областей по краям документа). Вам будет предложено несколько вариантов на выбор, а если ни один из них вас не устроит – нажмите Настраиваемые поля и перед вами появится диалоговое окно Параметры страницы, в котором вы сможете задать нужные вам размеры полей.

Размер страницы выбирается с помощью кнопки Размер, а количество колонок, в которых должен будет отображаться текст, – с помощью кнопки Колонки. Также как и в случае с полями, если вам нужно вручную настроить количество и ширину колонок, то нажав кнопку Колонки выберите значение Другие колонки и в появившемся диалоговом окне произведите требуемые настройки.

Проверка орфографии

Согласитесь, что как-то несолидно, когда в текстовых документах встречаются орфографические, стилистические, пунктуационные ошибки и опечатки. Помочь вам избавиться от них может специальная возможность Microsoft Office Word, которая так и называется Проверка орфографии.

Чтобы проверить документ на наличие ошибок, проделайте следующее.

1. Откройте вкладку Рецензирование на ленте инструментов и нажмите на ней кнопку Правописание (самая левая кнопка).

2. После этого вы перейдете к первой найденной ошибке и вам будет предложено исправить ее. При этом на экране будет отображено диалоговое окно Правописание, которое и послужит вам инструментом поиска и исправления ошибок. Как с ним работать, мы сейчас и рассмотрим.

Если вы считаете, что найденное слово набрано без ошибок (что вполне может быть, так как Word не знает абсолютно всех слов), то вы можете:

  • Пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку – нажать кнопку Пропустить.
  • Пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку, пропуская это слово и в дальнейшем, до конца текущей проверки, – нажать кнопку Пропустить все.
  • Пропустить это слово и продолжить проверку, добавить слово в словарь Word (чтобы впредь он его знал), – нажать кнопку Добавить в словарь. В этом случае впредь данное слово будет восприниматься как правильно написанное.

Если же при проверке найдено слово, которое действительно набрано с ошибками, то можно выполнить одно из следующих действий:

  • Заменить его на одно из слов из поля Варианты. Для этого щелчком выделите правильный вариант и нажмите кнопку Заменить.
  • Заменить его на одно из слов из поля Варианты в данном месте и во всем документе. Для этого щелчком мыши выделите правильный вариант и нажмите на кнопку Заменить все.

В некоторых случаях в списке Варианты нет никаких вариантов замены или появляется значение (Вариантов нет). В этом случае можно щелкнуть мышкой в области документа и исправить ошибку вручную.

Прервать проверку орфографии можно нажатием кнопки Отмена в диалоговом окне Правописание.

Поиск и автоматическая замена одних слов на другие

Одновременно с поиском слов и фраз можно производить их автоматическую замену на другие. Для выполнения этой операции нужно проделать следующее:

  1. Установите текстовый курсор в то место документа, начиная с которого должен производиться поиск. Если вы хотите произвести поиск по всему документу, то нужно установить текстовый курсор в самом его начале.
  2. Далее на вкладке Главная ленты инструментов, в группе Редактирование, щелкните по команде Найти. В появившемся диалоговом окне Найти и заменить, перейдите на вкладку Заменить.
  3. Далее в поле Найти вкладки Заменить следует набрать текст или число, которые вы хотите найти (текст поиска). В поле Заменить на введите слово или фразу, на которое должен быть заменен найденный текст. Если поиск и замена ранее уже проводились, то в полях ввода будут находиться последние вводившиеся слова и фразы.
  4. Если вы хотите по всему документу произвести замену, то сразу можете нажимать на кнопку Заменить все. Если вы где-то хотите произвести замену найденного слова, а где-то нет, то нажимайте на кнопку Найти далее и смотрите, что Word найдет. Если вы хотите заменить найденное слово в указанном месте, то нажмите на кнопку Заменить, если не хотите, то нажмите на кнопку Найти далее.
  5. Завершить (или прервать) поиск с заменой можно, нажав на кнопку Отмена в окне Найти и заменить.

Если в окне Найти и заменить щелкнуть по кнопке Больше >>, то перед вами раскроется перечень настроек, позволяющих уточнить критерии поиска, например указать , чтобы поиск производился с учетом регистра (т. е. больших и маленьких букв), поиск только слова целиком (чтобы введенное слово искалось именно как самостоятельное слово, а не как часть какого-либо другого) и т.д.

Простой поиск

Для того чтобы просто найти, в каком месте присутствует то или иное слово (или фраза), нужно проделать следующее:

1. Установить текстовый курсор в то место документа, начиная с которого должен производиться поиск. Если вы хотите произвести поиск по всему документу, то нужно установить текстовым курсором в самом его начале.

2. Далее, на вкладке Главная ленты инструментов, в группе Редактирование, щелкните по кнопке Найти. В результате на экране появится диалоговое окно Найти и заменить. В нем вы должны перейти на вкладку Найти (как правило, на этой вкладке окно и открывается).

3. Далее в поле Найти вкладки Найти следует набрать искомый текст или число, которое необходимо найти (текст поиска). Если поиск ранее уже проводился, то в поле ввода будет находиться последний текст поиска. Для ввода текста поиска можно использовать раскрывающийся список поля Найти. В нем запоминаются последние введенные тексты поиска.

4. Для начала поиска необходимо нажать кнопку Найти далее или клавишу “Enter”. С помощью кнопки Найти  можно указать в какой именно части документа должен производиться поиск: например, в основном тексте документа или в сносках.

После этого поиск будет начат, а спустя мгновение уже появится результат. Если искомое слово или фраза будет найдены, то Word сразу перейдет в то место документа, где слово расположено. При этом само слово или фраза будет выделены.

Обратите внимание, что будет найдено первое вхождение в документ искомого слова (фразы) после текстового курсора. Если вы хотите продолжить поиск и найти следующее упоминание слова в документе, то в окне Найти и заменить (оно все еще будет оставаться на экране) следует нажать на кнопку Найти далее.

Если же вам достаточно найденного слова, то вы можете закрыть окно Найти и заменить, нажав в нем на кнопку Отмена.

 Примичание

В тех случаях, когда необходимо провести поиск не какого-то конкретного слова (числа), а семейства слов (чисел), следует использовать так называемые шаблоны поиска. Эти шаблоны могут включать в себя символы *(звездочка) и ? (вопросительный знак). Вопросительный знак заменяет одну букву (символ), а звездочка – несколько. Например, при использовании критерия с?р* будут найдены записи, содержащие в соответствующем поле такие слова, как сыр, сорт, сырок, сертификат и др.

Поиск и замена

Иногда требуется найти какое-либо слово или фрагмент текста в текстовом документе. Хорошо, если сам документ небольшой и вы примерно знаете, где искать. Тогда можно бегло просмотреть документ и найти нужное место в нем. А что делать, если у вас документ страниц на 50 и вы не имеете ни малейшего представления, где нужно искать?

Или вот вам еще одна наглядная ситуация. Допустим, вам нужно найти в документе одно слово и заменить его на другое. Опять же, маленький документ можно относительно быстро просмотреть и произвести нужную замену. А как же быть, если документ большой и замен должно быть произведено много?

Мы неоднократно были свидетелями того, как люди целыми днями просматривают документы и заменяют одно слово на другое. При этом они не застрахованы от того, что в каком-то месте не заметят искомого слова и пропустят его.

Разрешить обе вышеописанные проблемы можно с помощью специального механизма поиска и замены, встроенного в Word. В частности, с помощью него можно в считанные секунды одно слово заменить на другое по всему документу, каким бы тот большим ни был.

Рассмотрением механизма поиска и замены мы рассмотрим в следующих статьях.

Копирование и перемещение текста

Копирование и перемещение текста может быть выполнено различными способами. Перед тем как копировать или перемещать какой-либо текстовый фрагмент, его необходимо выделить.

Если копирование или перемещение планируется производить на небольшое расстояние, то есть когда на экране видны и выделенный фрагмент, и точка его вставки, то удобно воспользоваться механизмом перетаскивания. Обращаю ваше внимание на то, что механизм перетаскивания в Word’e ничем не отличается от обычного перетаскивания, предусмотренного в Windows.

В Word’e все то же самое. Чтобы скопировать или переместить выделенный текст перетаскиванием, нужно сделать следующее:

  1. Навести на выделенный фрагмент текста указатель мыши.
  2. Нажать на левую кнопку мыши и не отпускать ее.
  3. Удерживая нажатой кнопку мыши, движением мыши начать перетаскивание текстового фрагмента. При этом по экрану вместе с указателем будет перемещаться точка вставки текста.
  4. Когда точка вставки примет нужное положение, отпустите кнопку мыши – текст будет в нее перемещен. Если же вам нужно не переместить, а скопировать текст в точку вставки, то при перетаскивании помимо удерживания нажатой левой кнопки мыши, держите нажатой клавишу “Ctrl” (при этом возле указателя мыши будет отображен знак плюса).

Классическим же способом копирования и перемещения текстовых фрагментов, позволяющим производить копирование и перемещение на любые расстояния и даже в другие документы, является следующий:

  1. После того как текстовый фрагмент был выделен, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите команду Вырезать. Это если вы хотите переместить выделенный текст. Если же вы хотите его скопировать, то вам нужно выбрать Копировать.
  2. Далее установите текстовый курсор в точке вставки. Вы можете указать ее в любом месте текущего либо другого документа.
  3. Теперь вам остается лишь щелкнуть правой кнопкой мыши в точке вставки и в появившемся контекстном меню выбрать Вставить. В результате выделенный ранее фрагмент появится на новом месте (или появится его копия).

Вместо вышеуказанных команд можно использовать клавиатурные сочетания. Так, вместо выбора команды Вырезать удобно использовать сочетание клавиш “Ctrl”+”Х”, а вместо команды Копировать - сочетание “Ctrl”+”С”. Команде Вставить соответствует сочетание “Ctrl”+”V”. Кроме того, на вкладке Главная, в группе Буфер обмена имеются кнопки, дублирующие перечисленные команды.

Работа с текстом. Копирование и перемещение фрагментов текста

Выделение текста

Прежде чем какой-либо текстовый фрагмент скопировать или переместить в другое место, его необходимо выделить. Иначе Word не поймет, с чем вы собрались поработать, и не будет выполнять ваших команд. Из этих же соображений выделять текст нужно и при его оформлении (форматировании).

Выделение текстовых фрагментов можно производить множеством разных способов с помощью клавиатуры или мыши. При этом фрагмент на экране выделяется как бы голубовато-серым маркером (цветом фона).

Наиболее часто используемый прием выделения текста осуществляется мышью:

  1. Вам нужно сначала навести курсор на то место, с которого должно производиться выделение.
  2. Нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши.
  3. При нажатой левой кнопке мыши протащите курсор до места окончания выделения. При этом следите, как выделяется текст. Пока вы не отпустите левую кнопку, выделение не будет завершено.
  4. Отпустите кнопку мыши, и выделение текстового фрагмента будет закончено.

Следует отметить еще один очень удобный способ выделения текста с помощью мыши. Так, чтобы быстро выделить одно слово, достаточно в его области дважды щелкнуть мышкой. А чтобы выделить абзац, трижды щелкните по нему левой кнопкой мыши.

В Microsoft Word 2007 можно удобно выделить и отдельную строку. Для этого следует указатель мыши переместить в крайнее левое положение, пока он не примет вид стрелки, и щелкнуть левой кнопкой мыши. В результате выделенной окажется строка, находящаяся в данный момент справа от указателя.

Обратите внимание, что по завершении выделения над ним слегка будет виднеться небольшая панелька с инструментами форматирования текста (выбора шрифта, выравнивания и т. п.). Если навести на нее указатель мыши, то она станет уже отчетливо видной на экране, и вы сможете воспользоваться предлагаемыми на ней инструментами.

ВЫДЕЛИТЬ ВЕСЬ ДОКУМЕНТ ЦЕЛИКОМ можно , либо нажав на клавиатуре комбинацию “Ctrl” + “А”, либо поместив указатель мыши слева от текста, когда он имеет вид стрелочки, и щелкнув трижды левой кнопкой мыши. Кроме того, можно на вкладке Главная ленты инструментов, в группе Редактирование, выбрать Выделить -> Выделить все.

Закрытие документа, завершение работы Word’a

Для завершения работы с документом и его закрытия можно, либо щелкнуть по кнопке с крестиком Х в его правом верхнем углу, либо щелкнуть мышкой по Кнопке Microsoft Office (в версии Word 2007) или по кнопке Файл (в версии Word 2010), а затем выбрать команду Закрыть. При этом если в документе были произведены какие-либо изменения и не сохранены, то вам перед закрытием будет предложено сохранить документ. Если вы на это согласны, отвечайте “Да”, при отказе – “Нет”, а если вдруг поймете, что преждевременно решили завершить работу с документом, нажмите на кнопку “Отмена” – и сможете вернуться к своему тексту.

Завершить работу в Word’e можно, щелкнув по кнопке закрытия приложения (с крестиком в правом верхнем углу).

Открытие документа в Word.

Чтобы открыть текстовый документ в Word’e, можно просто найти файл текстового документа и дважды щелкнуть по нему мышкой.

Кроме того, можно в окне Word щелкнуть мышкой по Кнопке Microsoft Office (в версии Word 2007) или по кнопке Файл (в версии Word 2010) и выбрать команду Открыть. При этом откроется диалоговое окно Открытие документа, в котором вы сможете найти и указать, какой именно документ вы хотите найти.

Сохранение текстового документа

Для сохранения документа следует выполнить одно из следующих действий:

  • щелкнуть мышкой по кнопке “файл” на панели быстрого доступа;
  • нажать сочетание клавиш “Ctrl”+”S”.

Если документ только что был создан и сохраняется в компьютере первый раз, то на экране появится диалоговое окно Сохранение документа . Если же документ уже был в компьютере и вы хотите после произведенных изменений его сохранить, то при таком сохранении диалоговое окно Сохранение документа появляться не будет.

При появлении диалогового окна Сохранение документа в нем нужно проделать следующее:

1) выбрать диск, на котором будет сохраняться файл, для чего следует открыть закрытый список Папка и щелкнуть по строке с именем диска;

2) перейти в папку, в которой будет сохраняться файл;

3) в поле ввода Имя файла ввести имя файла, в котором должен быть сохранен документ;

4) нажать клавишу “Enter” или щелкнуть по кнопке Сохранить. После этого документ будет сохранен.

Расширение файла при вводе имени изменять, как правило, не нужно. При сохранении в окне Сохранение документа по умолчанию в качестве типа файла указывается “документ Word”. Однако необходимо иметь в виду, что в Microsoft Word 2007/2010 используется новый формат документов. На месте до сих пор бессменного формата вордовских документов doc, пришел формат Office Open XML. И именно последний установлен в качестве используемого по умолчанию формата “документ Word”. Файлы имеют расширение .docx.

Будьте осторожны, новый формат несовместим со старыми версиями Word’a. Если вам необходимо обеспечить подробную совместимость, то следует установить формат “Документ Word 97-2003″, выбрав его в раскрывающемся списке Тип файла в диалоговом окне Сохранение документа.